Personvern i Ordvenn

1. Hvem har ansvar?

Ordvenn leveres av ORDVENN LILJEGREN, organisasjonsnummer 938 528 969, ved Morten Falck Liljegren. Forretningsadresse: Damlia 185, 7027 Trondheim. Kontakt oss på support@ordvenn.no om personvern, innsyn eller sletting.

For kontoer som avtales direkte med oss, og for egne henvendelser og administrasjon av tjenesten, er Ordvenn behandlingsansvarlig. Ved bruk gjennom en skole er skolen eller kommunen normalt behandlingsansvarlig for elevopplysningene, og Ordvenn behandler dem etter avtale og instruks. Skolen skal gi egen informasjon om pilotens formål, behandlingsgrunnlag, varighet og kontaktperson før elevbruk. Denne siden erstatter ikke skolens informasjon eller databehandleravtale.

2. Hva behandler vi, og hvorfor?

Tekst og tale

Les opp, Se over, Oppsummer og Forenkle behandler teksten som trengs for oppgaven, valgt språk og resultatet. Teksten kan komme fra en nettside, et dokument, et skrivefelt eller en melding. Noen funksjoner henter artikkel- eller dokumenttekst selv om du ikke har markert den.

Når du slår på opplesning av ord eller setninger mens du skriver, sendes teksten til opplesning fortløpende. Bokstavopplesning bruker lydfiler som følger med utvidelsen. Under diktering sendes mikrofonlyd til talegjenkjenning. Den gjenkjente teksten kan deretter sendes til tekstmodellen for språklig opprydding, blant annet til nynorsk. Mikrofonen kan også fange opp andre personer i nærheten.

Klipp og les tar et midlertidig skjermbilde av den synlige fanen og gjenkjenner tekst i det valgte området lokalt. Bildet sendes ikke til en ekstern OCR-tjeneste. Teksten sendes til Azure dersom den skal leses opp. Ordforslag, leselinjal og tilpasset skrift behandles lokalt.

Vi ber ikke om diagnose, fødselsnummer eller betalingsinformasjon i utvidelsen. Tekst og tale kan likevel inneholde private eller sensitive opplysninger om deg eller andre. Unngå passord, hemmeligheter og unødvendige personopplysninger. Skolebruk må følge skolens regler for hva som kan behandles.

Konto og innlogging

Vi lagrer brukernavn, intern konto-ID, tilgang og eventuell pilotgruppe. Inviterte kontoer har også e-postadresse og invitasjonsstatus. En invitasjon sendes på e-post slik at mottakeren kan velge passord. Passord overføres kryptert ved innlogging og lagres som en enveis passordhash på serveren. Utvidelsen lagrer et innloggingstoken lokalt og kontrollerer regelmessig om kontoen fortsatt har tilgang.

Bruksgrenser og statistikk

Nødvendige tellere per konto begrenser overforbruk. Samlet driftsstatistikk viser antall forespørsler, funksjon, feil, svartid og mengden tekst eller lyd som behandles. Den brukes til drift, feilsøking, kapasitetsplanlegging og kostnadsoversikt.

Individuell bruksstatistikk viser dagssummer per funksjon knyttet til kontoen: antall kall, tekstmengde, lydlengde og beregnet kostnad. Den inneholder ikke tekst, lydopptak, oppslagsord, nettadresser eller en tidslinje over enkelthandlinger. Administrator kan se disse summene når ordningen er aktiv.

Frivillig individuell statistikk starter først når du aktivt velger å dele. Du kan slå den av under Konto og personvern. En administrator kan foreslå deling, men forslaget er ikke et samtykke. Ved en særskilt skoleavtale kan statistikken være obligatorisk. Da skal skolen ha avklart grunnlaget, du får informasjon i utvidelsen, og valget kan ikke slås av der.

Lokale valg, nettverksdata og kontakt

Utvidelsen lagrer innstillinger, språk, stemmevalg, ordbokbuffer og eventuell rettingshistorikk på enheten. Nettstedsspesifikke menyvalg kan lagre domenenavn lokalt. Vi samler ikke en sentral liste over hvilke nettsider du besøker.

Serverne mottar tekniske tilkoblingsdata, blant annet IP-adresse. Innloggingsvernet bruker nettverksadresse og brukernavn kortvarig for å begrense gjentatte forsøk. Drifts- og sikkerhetslogger er atskilt fra bruksstatistikken. Kontakter du oss på e-post, behandler vi adressen din og innholdet for å svare. Ikke send elevtekster eller lydopptak som del av en vanlig feilrapport.

3. Hvem mottar opplysninger?

• Ordvenn Liljegren: administrerer kontoer, behandler forespørsler og følger med på drift og forbruk. Tilgang til administrasjon er begrenset til autorisert driftspersonell.
• Gigahost: drifter serveren og sikkerhetskopier i Norge, og formidler invitasjoner og kontaktmeldinger gjennom e-posttjenesten. Backend står i Sandefjord. E-post går også gjennom mottakerens e-postleverandør.
• Microsoft Azure: behandler tekst med Azure OpenAI GPT-4o og tale med Azure Speech. Tekstmodellen bruker regional Standard-distribusjon, og begge tjenester er satt opp i Norway East. Diktatets sluttbearbeiding følger tekstmodellens regler.
• Ordbok API og FreeDictionaryAPI.com: leverer henholdsvis norske og engelske oppslag. De mottar oppslagsordet, språk og serverens IP-adresse gjennom vår proxy, uten brukerens innlogging, IP-adresse eller dokumentadresse. Norske definisjoner kommer fra Universitetet i Bergen og Språkrådet; engelske fra Wiktionary.

Ordvenn bruker ikke innholdet til egen modelltrening. Microsoft opplyser at innsendt innhold ikke deles med OpenAI eller brukes til å trene grunnmodellene uten tillatelse. Microsofts misbrukskontroll kan likevel lagre og la autoriserte medarbeidere vurdere flagget tekst. Vi har ikke et dokumentert unntak fra denne kontrollen. Les Microsofts beskrivelse av tekstbehandling og misbrukskontroll.

Norsk modellregion er ikke et løfte om at all support, sikkerhetsbehandling og alle underleverandører befinner seg i Norge. Microsofts databehandlervilkår regulerer eventuell overføring utenfor EØS, med blant annet standard personvernbestemmelser der det er aktuelt. Se Microsofts databehandlervilkår. Behandlingssted og lagringsfrister hos ordboktjenestene er ikke ferdig bekreftet av oss; de skal ikke forstås som tjenester med garantert norsk lagring.

Dokumenter i Google Docs og andre tjenester følger også avtalen din med disse tjenestene. Ordvenn sender ikke dikteringslyd til Googles talegjenkjenning. Når du setter inn tekst i et Google-dokument, blir den en del av dokumentet hos Google. Åpner du eksterne kildelenker, kontakter nettleseren det aktuelle nettstedet direkte.

4. Hvor lenge lagres opplysningene?

• Tekst og lyd: behandles midlertidig på backend, uten et varig innholdsarkiv. Microsoft beskriver vanlig sanntidsdiktering og sanntidsopplesning uten vedvarende lagring av innholdet. Tekstmodellens misbrukskontroll er et eget unntak, beskrevet over.
• Kontoer og invitasjoner: direkte kontoer kan slettes på Min konto. Når all tidsbegrenset tilgang til en direkte konto er utløpt, settes en slettefrist 30 dager fra serveren registrerer utløpet. Fornyet, ubegrenset eller fremtidig tilgang avbryter slettingen. Midlertidig sperring utløser ikke denne regelen. En skolegruppe slettes med alle medlemskontoene 14 dager etter at serveren har registrert både passert, uttrykkelig sluttdato og deaktivert gruppetilgang. Aktiv eller fremtidig individuell tilgang hos ett medlem stanser sletting av hele gruppen. Grupper uten sluttdato og enkeltstående administrerte kontoer slettes ikke automatisk; portalen lar brukeren be om sletting. Invitasjonslenker utløper etter 48 timer. Den utløpte nøkkelhashen slettes ved neste timekontroll eller oppstart, men konto, e-postadresse og invitasjonsstatus beholdes til kontoen slettes.
• Individuell statistikk: dagens og de 29 foregående UTC-døgnene. Avslåing av frivillig deling sletter individuelle summer fra aktiv lagring. Samlet driftsstatistikk uten konto-ID beholdes for dagens og de 89 foregående UTC-døgnene.
• Bruksgrenser: bare tellere for gjeldende UTC-døgn beholdes. Gamle tellere slettes ved neste timekontroll eller oppstart. Ved lagringsfeil beholdes den gamle filen og oppryddingen prøves igjen. Innloggingsvern har et 15-minutters vindu i minnet og ryddes ved senere forespørsler eller omstart.
• Ordbokbuffer: lokalt inntil 200 oppslag med syv dagers gyldighet; på serveren en felles buffer uten konto-ID med ett døgns gyldighet. Utløpte poster ryddes ved bruk, og serverbufferen tømmes ved omstart.
• Rettingshistorikk: av som standard. Hvis du aktiverer den, lagres før- og etter-ord, tidspunkt og rettemåte lokalt, med 30 dagers aldersgrense og maksimalt 500 hendelser. Avslåing sletter historikken. Opprydding skjer når utvidelsen kjører.
• Innlogging og innstillinger: token har syv dagers gyldighet. Utlogging fjerner token og brukernavn, men beholder innstillinger, historikk og ordbokbuffer. Egne slettevalg finnes i innstillingene. Lokale data kan bli liggende på en avslått enhet.
• Driftslogger og e-post: Systemjournalen, som også mottar Caddys drifts- og feilmeldinger, beholdes i maksimalt 30 dager. Vanlig Caddy-tilgangslogging er ikke aktivert. Tekniske leveringslogger hos e-postleverandøren følger leverandørens egne rutiner. E-post til support og kontakt slettes senest 12 måneder etter at henvendelsen er avsluttet. Mottakerens e-postsystem følger mottakerens avtale.
• Sikkerhetskopier: Gigahost tar daglige VM-kopier og beholder de sju nyeste. Kontoer og lagret statistikk inngår, og slettede opplysninger kan derfor finnes i en sikkerhetskopi i inntil omtrent sju dager. Midlertidige installasjonskopier slettes etter 7 dager når oppdateringen er verifisert.

Frister utenfor backend: Azure, ordboktjenestene, mottakerens e-postleverandør og Gigahosts VM-kopier styres ikke av denne automatiske oppryddingen. Faktiske leverandørfrister og eventuell slettebestilling må følge avtalene. Vi oppgir ikke ukjente leverandørfrister som null lagring.

Ved kontosletting fjernes konto, passordhash, tilganger, gruppemedlemskap, invitasjoner, kontokoblet statistikk og brukstellere fra aktiv lagring. En kortvarig intern slettejobb beholdes til oppryddingen er fullført, slik at en lagringsfeil kan forsøkes på nytt. Samlet statistikk uten konto-ID beholdes etter den oppgitte fristen. For en skolekonto er en registrert sletteforespørsel ikke det samme som gjennomført sletting.

Nedlastede lydfiler og tekst du setter inn i dokumenter, blir liggende der du lagrer dem. Sletting av Ordvenn-kontoen sletter ikke disse kopiene.

5. Grunnlag, sikkerhet og begrenset bruk

For direkte avtalte brukerkontoer behandles nødvendige konto- og tjenestedata for å oppfylle avtalen med deg, etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Nødvendig sikkerhet, misbruksvern og drift bygger på berettiget interesse i å beskytte og drive tjenesten, bokstav f. Frivillig individuell statistikk bygger på samtykke, bokstav a. For skolebruk fastsetter skolen eller kommunen grunnlaget; et barns bruk av utvidelsen er ikke i seg selv samtykke til skolebehandlingen.

Overføring til backend og til AI- og ordboktjenestene bruker krypterte forbindelser. Passord hashes, og API-nøkler ligger på serveren. Vi lover ikke at all lagring eller alle sikkerhetskopier er kryptert, siden dette ikke er fullt kontrollert. Ikke del en innlogget nettleserprofil med andre.

Ordvenns bruk og deling av opplysninger følger Chrome Web Store User Data Policy, inkludert kravene til «Limited Use». Opplysninger brukes bare til å levere og forbedre lese- og skrivestøtten, nødvendig drift og sikkerhet. Vi selger ikke opplysninger, bruker dem ikke til annonsering og lager ikke individuelle lærings- eller reklameprofiler.

Vi leser ikke brukerinnhold rutinemessig. Eventuell menneskelig tilgang skal være begrenset til nødvendig sikkerhetsarbeid, lovpålagte forhold eller konkret innhold du uttrykkelig deler for å få hjelp. Microsofts sikkerhetskontroll er beskrevet over. Opplysninger kan utleveres når loven krever det. AI-forslag er hjelpemidler, ikke automatiserte avgjørelser om karakterer, rettigheter eller tilgang til opplæring.

6. Dine valg og rettigheter

Du kan be om innsyn, retting, sletting eller begrensning av behandlingen. Avhengig av grunnlaget kan du også protestere eller be om å få data utlevert for overføring. Samtykke til frivillig statistikk kan trekkes tilbake uten at det påvirker lovligheten av tidligere behandling.

På Min konto kan du se konto og tilgang, laste ned kontoopplysninger og forbrukstall, endre frivillig statistikk og slette en direkte konto eller be om sletting av en administrert konto. Du kan logge inn der selv om tilgangen til verktøyene er utløpt eller sperret. Eksporten omfatter ikke sikkerhetshemmeligheter, support-e-post, systemlogger, leverandørdata eller data på enheten din. For fullstendig innsyn kan du skrive til support@ordvenn.no. Ved skolebruk kan du eller foresatte kontakte skolen eller kommunens personvernombud; vi hjelper skolen med å håndtere henvendelsen. Vi kan trenge å bekrefte identiteten din, men ber deg ikke sende passord. Rettighetskrav skal normalt besvares innen én måned. Du kan klage til Datatilsynet.

Avinstallering fjerner ikke serverkontoen eller dokumentene dine. Bruk slettevalgene for lokal historikk og ordbokbuffer, og kontakt oss eller skolen for sletting på serveren.

7. Denne nettsiden og endringer

Denne informasjonssiden har ingen analyseverktøy, reklamesporing eller informasjonskapsler. Nettserveren mottar likevel nødvendige tilkoblingsopplysninger, som IP-adresse. E-postkontakt åpner din egen e-posttjeneste. Kontoaktivering og utvidelsens innlogging foregår separat.

Vi oppdaterer erklæringen når tjenesten eller databehandlingen endres. Datoen øverst viser siste oppdatering. Vesentlige endringer skal også forklares til berørte brukere eller skolen, og nytt samtykke innhentes når det er nødvendig.